Cazando Mitos en el Marketing de Exhibiciones

Los novatos en ferias comerciales a menudo tienen que aprender por ensayo y error. Para evitar que estos novatos cometan los mismos errores que yo cometí una vez, aquí desacreditaré seis conceptos erróneos comunes de los novatos en el marketing de exhibiciones.

Ya sea que sea un veterano de la industria o un expositor por primera vez, sabe que los errores son inevitables. Muchos de nosotros venimos de diversos orígenes con poca o ninguna experiencia en ferias comerciales. Entonces, cuando esa primer Feria de Exposición llega a nuestro calendario, entramos en pánico un poco antes de agacharnos para resolverlo. Y aprendemos por ensayo y error.

MITO 1: Si Ha Leído Un Manual Del Programa, Los Ha Leído Todos

Los manuales de espectáculos no son exactamente lecturas fascinantes, pero simplemente hay demasiadas variables entre los eventos para no digerir cada detalle en estos tomos tan importantes. Ofrecen prácticamente todo lo que necesita saber sobre la feria, incluidos plazos cruciales y formularios de pedido para cosas como electricidad en el stand, limpieza, tuberías y cortinas, etc. No todos los elementos del manual se aplicarán a su programa, pero sí las mociones pueden servir como una lista de verificación secundaria que podría alertarlo sobre cosas que ni siquiera sabía que necesitaba.

Por ejemplo, es posible que haya ignorado la sección de muebles de alquiler porque solo está planeando un pequeño stand y tiene todo lo que necesita. Sin embargo, hojear la guía puede pedirle que vuelva a verificar y se asegure de que no necesitará alquilar un estante de literatura para materiales de marketing o sillas y una mesa de café para esa área de conversación en la esquina. De manera similar, simplemente echar un vistazo a la sección de recuperación de clientes potenciales podría alertarlo sobre el hecho de que el programa ofrece tanto escáneres de credenciales estándar como una aplicación de recuperación de clientes potenciales, lo que podría pedirle que encuestó al personal sobre cuál preferirían. También verifique si se requiere algún tipo de seguro complementario de responsabilidad y / o de propiedad más allá de la cobertura de seguro estándar de su empresa.

HECHO 1: Cada feria comercial es única y cada manual de la feria contiene información importante específica para ese evento. Los gerentes de exhibiciones que descuidan leer cuidadosamente cada manual de exhibiciones lo hacen bajo su propio riesgo.

MITO 2: Al Reservar Un Viaje, El Vuelo Más Barato Suele Ser La Mejor Opción

Como gerentes de exhibición, tenemos que pellizcar centavos. Pero a veces vale la pena gastar un poco más, y los vuelos directos suelen valer su peso en oro. Por supuesto, no siempre será posible evitar las conexiones, pero reserve vuelos directos siempre que pueda, especialmente para cualquiera que se dirija a la instalación de un stand. Hacerlo elimina el riesgo de conexiones perdidas y reduce el estrés de viaje de sus colegas. Si la política de gastos de su empresa lo permite, reserve vuelos con una tarjeta de crédito de la aerolínea para maximizar las ventajas y la acumulación de millas para su departamento, y sugiera que todos se inscriban en programas de viajero frecuente.

Si asisten a espectáculos internacionales, para aliviar aún más la carga del viaje. Y descubrí que es eficiente y efectivo organizar de manera proactiva los traslados grupales para todos los miembros de mi equipo desde y hacia el aeropuerto. De esa manera, los empleados no tienen que esperar en la fila de taxis cuando aterrizan. Es un buen gesto, y los ahorros en los que incurrirá en comparación con dejar que todos tomen taxis individuales probablemente compensarán con creces la diferencia entre ese vuelo económico con dos conexiones y la tarifa directa más cara.

HECHO 2: Aunque a veces es más caro, reservar vuelos directos para el personal reduce el estrés y mejora las probabilidades de llegadas a tiempo.

MITO 3: Puede Ahorrar Un Paquete Reservando Fuera Del Bloque De Habitaciones

La verdad es que muchos hoteles de espectáculos oficiales tienen tarifas de habitación más altas que otras propiedades en el área, a menudo debido a su ubicación y otras comodidades. Pero al igual que ocurre con los pasajes aéreos, buscar un hotel menos costoso para ahorrar US$ 20 en cada noche de habitación no siempre es la mejor opción para usted o el personal de la exhibición.

Cuando comencé, mi opción predeterminada era elegir los alojamientos más baratos en un intento de ahorrar dinero. Pero los hoteles más económicos también eran los más alejados de los centros de convenciones. Entonces, mi equipo tuvo que alquilar autos, tomar taxis, acumular tarifas de viajes compartidos o navegar en transporte público hacia y desde el centro de convenciones o el lugar del evento todos los días. También se perdieron oportunidades improvisadas para establecer contactos y sus días fueron más largos debido al viaje diario.

Después de algunos espectáculos, analicé los números y me di cuenta de que, a la larga, me ahorraba dinero pagar más por adelantado y reservar habitaciones en hoteles a poca distancia del evento. Además, tenga en cuenta que los empleados que trabajan en ferias comerciales están lejos de sus familias durante tres o cuatro días a la vez, por lo que cualquier comodidad que pueda pagar contribuirá en gran medida a mantenerlos contentos. En otras palabras, lo que puede ahorrar al reservar habitaciones en un hotel económico sin un gimnasio que está a 30 minutos del centro de convenciones puede costarle cuando se trata de la moral del equipo en el piso de exhibición.

HECHO 3: La reserva de habitaciones en los hoteles oficiales para espectáculos a menudo cuesta más por adelantado, pero mantener a su equipo a poca distancia del lugar anulará la necesidad de alquilar autos, taxis, viajes compartidos y transporte público.

MITO 4: Es Mucho Más Eficiente Establecer Una Relación Con Una Empresa De Envío Y Usarla Exclusivamente

Sí, encontrar un socio en el que pueda confiar y utilizarlo para todas sus necesidades de envío tiene sus beneficios. Por ejemplo, mi contacto en el transportista que utilizo con más frecuencia me ayuda a solucionar problemas cuando algo sale mal, me instruye sobre cómo obtener las mejores tarifas (por ejemplo, si es más rentable enviar a un almacén avanzado o directamente al lugar, o enviar de un programa directamente al siguiente), y recurre a sus años de experiencia en la industria cada vez que me encuentro con un nuevo dilema que me deja desconcertado. Obviamente, es menos trabajo ceñirse a una cantidad conocida que ofertar todos y cada uno de los trabajos, pero puede terminar pagando una prima más alta por esa consistencia de lo que cree porque, lo crea o no, el operador que es más barato para un programa puede ser el más caro para otro.

En otras palabras, no está de más obtener cotizaciones de un par de compañías de envío de exhibiciones diferentes en lugar de asumir que las tarifas de su socio titular (y el nivel de servicio) son competitivas con el mercado. Hacerlo me permitió evaluar algunas empresas, consultar reseñas en línea y tomar decisiones más informadas. De hecho, he usado tres compañías diferentes durante mi breve mandato en ACTech, ya que la misma compañía no siempre es la opción más factible debido a las necesidades específicas de mis envíos para un programa en particular, y estoy satisfecho con el servicio. He recibido de los tres.

HECHO 4: Si bien es beneficioso tener una relación sólida con una empresa de transporte en particular, es posible que su empresa de referencia no siempre sea la más barata. Por lo tanto, nunca está de más obtener cotizaciones de varios operadores.

MITO 5: Los Empleados Veteranos Del Stand Saben Qué Esperar En Cada Feria Comercial Y Cómo Trabajar Eficazmente En Su Exhibición

Es una hazaña tener toda la logística ajustada para un espectáculo que, a veces, las consideraciones del personal del stand se dejan inadvertidamente para el último minuto. No dejes que esto suceda. Evalúe al personal que asiste a cualquier espectáculo y ofrezca un breve curso de actualización sobre la etiqueta del stand y los mensajes clave de la empresa. Incluso si sus empleados son profesionales de ferias comerciales, es importante reiterar las expectativas y desarrollar objetivos medibles para su desempeño antes de que se abra la sala de exhibiciones. Después de todo, es posible que su mensaje haya cambiado desde la última vez que viajó a un espectáculo, el evento puede estar dirigido a una audiencia diferente, es poco probable que el sistema de recuperación de clientes potenciales sea el mismo y cualquier demostración o tecnología nueva que haya agregado al stand. será completamente ajeno a ellos. Por lo tanto, trate la asistencia a ferias comerciales como un privilegio, algo que se gana.

Luego, después de que cierre el espectáculo, realice una autopsia. Discuta si sus objetivos se cumplieron y por qué o por qué no. Tal vez los asistentes no se alinearon con su público objetivo o el programa simplemente no era lo que solía ser en términos de valor general o relevancia. Tome nota de cualquier comentario y utilícelo para informar las decisiones sobre a qué programas asistir durante el próximo año. Si su empresa no obtuvo lo que necesitaba del evento, tal vez no valga la pena la inversión continua.

HECHO 5: Es esencial realizar sesiones de capacitación del personal antes de cada feria comercial para garantizar que todos los representantes del stand, incluidos los veteranos experimentados, estén al tanto de los detalles y objetivos de cada evento.

MITO 6: Antes De Que Te Des Cuenta, Serás Un Experto En Marketing De Exhibiciones

Definitivamente hay formas correctas e incorrectas de hacer las cosas cuando se trata de exhibir, pero la mejor forma de aprender es mediante prueba y error. La exhibición no es un esfuerzo único para todos. Como resultado, incluso cuando finalmente acumule algo de experiencia genuina en la industria, no hay garantía de que la experiencia sea aplicable a los próximos eventos en su calendario de marketing.

La buena noticia es que la mayoría de la gente en esta industria quiere que sus pares tengan éxito, y los veteranos saben lo difícil que puede ser este negocio. Establezca contactos, busque el consejo de profesionales de la industria y nunca tenga miedo de hacer preguntas. No sabes lo que no sabes hasta que te golpea en la cabeza. Así que acércate a cada evento como si fuera un animal completamente nuevo y afronta cada nuevo desafío con una actitud optimista. Porque cinco años después, esta industria me sigue sorprendiendo. Pero si nunca dejas de aprender, nunca dejarás de mejorar.

HECHO 6: El marketing de exhibiciones es una industria compleja y matizada que está en constante evolución. Como tal, es imperativo que los gerentes de exhibiciones continúen aprendiendo de sus compañeros.

En caso de estar interesado por que tu empresa se destaque en su proximo Evento, Expo o Feria, no dudes en consultarnos contactándote al Tel: (52) 81 83 21 67 51 o por whatsapp haciendo click aquí.

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