Los gerentes de eventos y exhibiciones más experimentados tienen un Plan B para calamidades comunes, como una exhibición que se pierde en el tránsito, un gráfico dañado o un empleado clave que se enferma. Pero, ¿alguna vez ha considerado lo inesperado a una escala mayor, piense en desastres naturales y no naturales como huracanes, inundaciones y ataques terroristas, que pueden descarrilar toda una feria comercial? Odio ser portador de malas noticias, pero pueden surgir muchas situaciones que pongan en peligro su programa de exhibición y, lo que es más importante, usted y su personal.
Y si cree que la gestión de espectáculos tiene un plan para manejar desastres a gran escala, piénselo de nuevo.
Dado que es probable que la gestión de un desastre importante recaiga sobre sus hombros, veamos algunas de las peores situaciones que han ocurrido en las ferias comerciales y lo que podemos sacar de las experiencias duramente aprendidas de otros.
Mucho Humo... y Fuego
Sugerencias para llevar:
➤ Siempre tenga al menos un extintor de incendios con clasificación ABC en su exhibición y familiarícese con cómo usarlo.
➤ Conozca la ubicación del aparato contra incendios más cercano al lugar y agregue esta información a los materiales de capacitación de su personal.
➤ Pregunte sobre la mejor manera de notificar al centro de convenciones de un incendio, que podría ser comunicándose con la administración del lugar en un teléfono de la casa o activando la estación manual de alarma contra incendios más cercana a su stand.
➤ Siempre que sea posible, cambie las luces halógenas por LED de funcionamiento más frío.
➤ Disponer de una ventilación adecuada para cualquier iluminación o equipo que genere una gran cantidad de calor.
➤ Averigüe qué documentación necesita para respaldar una reclamación de seguro en caso de que sea necesaria y cuál es el plazo para presentarla.
Cuando llueve, llueve
➤ Si alguno de los contenidos de sus cajas que se almacenan durante la feria es valioso (incluido el material de embalaje de salida), asegúrese de que las cajas sean herméticas o que su contenido esté protegido con plástico.
➤ Considere pagar las tarifas adicionales para mantener sus valiosos contenedores de carga en el almacenamiento accesible del contratista de servicios generales, que generalmente se almacena en el muelle en un remolque cerrado.
➤ En caso de una inundación, comuníquese con su compañía de seguros de inmediato para averiguar sus requisitos para presentar un reclamo, como los manifiestos de envío y las declaraciones firmadas del gerente del espectáculo, las autoridades locales, etc.
Huracanes y Tornados
Sugerencias para llevar:
➤ Los huracanes a menudo se pronostican con mucha anticipación, pero su impacto potencial en un lugar y el área circundante es menos seguro. Estén atentos a las actualizaciones de la administración del lugar.
➤ Los tornados pueden atacar con mucha menos advertencia. Si se llama una advertencia de tornado, pida que el personal permanezca en la exhibición. La administración del lugar iniciará procedimientos de emergencia si es necesario
➤ Tenga protocolos de comunicación establecidos para que usted y su personal sepan cómo comunicarse en caso de una situación de emergencia.
Enfermedades infecciosas
Sugerencias para llevar:
➤ Manténgase informado sobre las emergencias de salud utilizando los sitios web del gobierno, que pueden alertarlo sobre incidentes de salud pública y medidas de gestión de riesgos.
➤ Eduque al personal sobre las precauciones apropiadas durante los viajes y en los espectáculos, incluido el autoaislamiento y la cuarentena si sienten que se están enfermando.
➤ Tome medidas preventivas como tener un desinfectante de manos antibacteriano y ofrecer estimulantes inmunológicos como pastillas de vitamina C a su personal.
Terrorismo y violencia
Sugerencias para llevar:
➤ Sea consciente de las salidas de emergencia de un lugar y comparta su ubicación con su equipo de expositores.
➤ Establezca un medio oficial de comunicación con el personal durante y después de una emergencia, ya sea a través de teléfonos celulares, mensajes de texto o correo electrónico.
➤ Designe un lugar fuera del lugar donde los miembros del equipo puedan reagruparse después de una evacuación de emergencia.
No existe una forma única de administrar las amenazas, pero desarrollar un plan de contingencia de emergencia y compartirlo con su equipo puede permitir que todos respondan de manera adecuada cuando ocurra lo impensable.
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