¡Tu Exposición Fue Cancelada!
Pablo Torti - Escénico
Asesor en Marketing y Ventas Web
Fueron arduos meses realizando coordinaciones con el Organizador de la Expo Comercial y con los proveedores, horas de reuniones para establecer que productos serían recomendables exponer, seleccionar diseños acordes de tu stand con el estilo de la marca, realizar negociaciones para ajustarte al presupuesto planificado, coordinar vuelos, transporte, logística interna en el recinto, etc…
Una semana antes del inicio del Evento se comunica el Organizador para darte una noticia: Fue suspendido el Evento… ¡oh no!
Razones de Cancelación de una Expo
Generalmente las razones de Cancelación de un evento pertenecen a situaciones relacionadas a emergencias climáticas (Alertas de Huracanes, Terremotos), a Emergencias Sanitarias (pandemias como la H1N1 o el Coronavirus) – cabe aclarar que estas situaciones que generan la postergación son más que justificadas ya que deben realizarse para proteger a la población-.
Por otro lado, también puede suceder la ruptura de acuerdos de última hora que hacen inviable el evento, poca profesionalidad/experiencia por parte del organizador. Obviamente, un evento no puede realizarse en estas condiciones.
Cancelar una presentación no es un problema, son cosas que pasan, hay que aprender de las situaciones vividas y pasar página, seguro que el siguiente es un éxito, pero llegados a este punto, hagamos un esfuerzo para comunicar la no celebración.
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Luego del Aviso de la Cancelación es necesario realizar las siguientes acciones:
Confirmar con el Organizador de la Expo las nuevas fechas de la Feria comercial en caso que haya sido reprogramada, para realizar coordinaciones en tu logística.
También sería conveniente consultar si es necesario realizar un ajuste en el contrato por el cambio de fecha, en caso de que no sea explicito en el mismo.
Coordinar Con Las Empresas Que Colaborarán En Tu Exposición
Es necesario comunicar a las empresas de Activación (promoción, edecanes, presentadores) así como a la empresa contratada que realizará el Montaje del Diseño del Stand sobre los cambios de la Expo y su Ajuste en la cotización en caso de ser necesario.
En Escénico con el fin de apoyar a nuestros clientes ponemos en práctica políticas que les representen un respaldo y garantía de servicio como la congelación del proyecto y su costos por seis meses a partir de la fecha de suspensión del evento y en el caso de cancelación ponemos a su disposición una nota de crédito por el anticipo recibido que es posible aplicar en un servicio igual o la parte diferencial de una posible inflación.
Realizar los cambios de vuelos de avión para el personal si el evento se realiza fuera de la ciudad donde se encuentra la empresa.
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Informar A Los Clientes La Modificación De La Fecha Del Evento
Utilizando los medios de comunicación que habitualmente realizas de la misma manera que se ha realizado la comunicación inicial debería realizarse en dos ocasiones, una notificando el cambio de fecha en un inicio, y luego 30 días antes de la nueva fecha del evento.
Para eso se recomienda utilizar banners en la página web y redes sociales, correos electrónicos dando la información, entrega de folletos vía correo convencional y en puntos de venta. También es recomendable realizar publicaciones en medios clásicos como una nota de prensa, radio o Tv.
Podría ser una buena idea impulsar con alguna promoción para darle un empuje en tu próxima presentación.
Finalmente recomiendo siempre pensar en positivo, tu próxima exposición será un Éxito!
En caso de estar interesado por que tu empresa se destaque en su proximo Evento, Expo o Feria, no dudes en consultarnos contactándote al Tel: (52) 81 83 21 67 51 o por whatsapp haciendo click aquí.
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